Jusqu’à présent, votre journée de travail vous semblait fade. Les missions accomplies en tant que salarié sont répétitives et manquent de peps. Vous avez donc décidé de devenir freelance.
Votre métier, vous le connaissez sur le bout des doigts. Alors pourquoi ne pas faire profiter plusieurs clients de votre expertise ?
Oui mais être travailleur indépendant et gérer en même temps plusieurs clients, c’est une organisation particulière. La gestion du temps chez le freelance multi-clients est souvent source de stress et d’anxiété. Et pourtant, des outils existent pour vous aider à gérer les priorités et mieux organiser votre temps.
Pourquoi choisir d’être indépendant multi-clients ?
La variété des missions
Le choix d’une organisation multi-clients pour votre activité d’entrepreneur est un choix stratégique. En tant que travailleur indépendant, deux options se présentent à vous : travailler pour un client unique sur une période donnée, ou travailler sur plusieurs projets en parallèle. Lorsque vous n’avez qu’un seul client, vous travaillez sur un gros projet qui peut être très rémunérateur.
Mais vous pouvez également faire le choix de cumuler des missions plus courtes, que vous pourrez gérer en même temps. À vous de trouver l’option qui vous convient le mieux. Certaines personnes se sentiront en effet très à l’aise dans leur rythme de travail et l’organisation de leur emploi du temps. D’autres au contraire se sentent plus à l’aise avec un client unique.
Votre domaine d’expertise est également un critère d’organisation. Il est plus facile pour un consultant en marketing d’avoir plusieurs clients que pour un chef de projet ou un manager de transition.
Être aligné sur ses motivations profondes
L’essentiel est donc d’être en accord avec ses motivations et ses aspirations profondes. Le but du travail en indépendant n’est pas de retomber dans les mêmes travers que lorsque vous étiez salarié.
Il est donc indispensable de prendre du recul par rapport à ses motivations afin de définir vos priorités. Pour cela, il existe des outils d’autodiagnostic. Ou si vous préférez être accompagné, pensez au coaching.
Apprendre à s’organiser pour gérer plusieurs clients en parallèle
Avoir plusieurs clients à gérer en même temps, cela demande une certaine maîtrise du temps et une gestion efficace des priorités.
Définir ses priorités grâce à la To do list
Cela peut paraître basique, et pourtant le fait d’avoir une liste des tâches va augmenter votre productivité. Il est important en effet de planifier votre journée. Et pour mieux gérer votre emploi du temps, le fait d’avoir une liste et de hiérarchiser vos actions va soulager votre organisation.
Votre liste peut se présenter de multiples façons : sur votre ordinateur ou votre téléphone, en version papier. L’essentiel est de l’avoir toujours à disposition afin de pouvoir y annoter le plus rapidement possible les nouvelles tâches qui vous viennent à l’esprit.
Ensuite, votre liste doit être organisée. En catégorisant ce qui est urgent / non urgent, important / non important, la matrice d’Eisenhower est un outil très efficace qui vous permettra d’accroître votre efficacité. Faites des colonnes en fonction de vos projets et utilisez des couleurs par exemple pour différencier ce qui est urgent ou ce qui est important. Vous pourrez ensuite barrer les tâches accomplies. Cela donne un sentiment d’accomplissement qui est positif dans la gestion du temps !
Utiliser des outils de gestion du temps comme la méthode Pomodoro
Maintenant que vous avez votre liste de tâches à accomplir, comment mieux organiser votre journée de travail pour être efficace ?
Une bonne gestion du temps, c’est également utiliser des outils tels que la technique Pomodoro. Développée dans les années 1980, cette méthode consiste à définir des périodes de travail qui correspondent à l’accomplissement d’un objectif ou d’une tâche.
À l’aide d’un minuteur, on définit un laps de temps (en général 25 minutes). A l’issue de ce temps, on coche la tâche comme réalisée puis on fait une pause de 5 minutes. Après la quatrième session, on réalise une pause plus conséquente, d’environ 15 à 30 minutes.
Utilisez cette technique pour augmenter votre efficacité professionnelle. Vous pouvez bien évidemment adapter les temps en fonction de vos rythmes de travail.
Améliorer sa productivité en gérant les interruptions et notifications
Ce qui s’avère le plus compliqué dans la gestion du temps quand on est indépendant multi-clients, c’est la séparation des temps de travail pour chacun des clients.
Il est très facile d’être dérangé par des sollicitations externes qui vont être à la fois chronophages et perturbantes. En effet, pour se concentrer à nouveau pleinement sur l’activité que vous êtes en train de réaliser, cela peut prendre de 3 à 20 minutes selon votre capacité à surmonter la distraction.
Dans ce cas, quel est le meilleur moyen pour être efficace ? Tout d’abord, planifiez vos périodes de travail pour chacun de vos clients. Ensuite, lorsque vous travaillez sur une tâche, il est donc conseillé de désactiver les notifications et tout type de distractions (pas de mail ni de téléphone). Cela peut s’avérer compliqué dans un premier temps. Pourtant, en restant concentré sur votre tâche initiale, vous observerez une réelle amélioration.
Comment gérer et organiser ses relations clients pour maximiser son efficacité ?
Mise en place d’une communication
Avoir plusieurs clients en parallèle, cela signifie également prévoir des temps pour faire le point avec chacun d’eux. Pour avoir une organisation des plus efficaces, il faut tout d’abord clarifier vos objectifs. Pour cela, proposez un plan d’action et prévoyez des réunions régulières. Optez pour une méthode agile qui vous permettra d’être toujours réceptif. Échangez par mails ou par téléphone. Ou encore mieux, si vous avez la possibilité de vous rendre chez votre client, les réunions n’en seront que plus efficaces.
Définir des périodes de disponibilité
Mais pour que cela ne devienne pas un casse-tête pour votre organisation, il est important de définir des plages horaires ainsi qu’un nombre d’heures par jour dédiés à chacun de vos clients. C’est votre capacité à vous organiser qui vous permettra d’être efficace.
Malgré tout, comme il y a toujours des imprévus dans toute organisation, n’oubliez pas de laisser des créneaux disponibles pour gérer les tâches urgentes et non planifiées. Il est en effet recommandé de garder environ 20% de son temps de travail non planifié afin d’intégrer toute tâche imprévue.
Exprimez clairement votre emploi du temps à vos clients, pour qu’ils comprennent bien que vous ne pourrez pas répondre à toutes leurs sollicitations dans la minute.
La gestion de son entreprise et de sa vie personnelle
Organiser son temps d’entrepreneur
Si vous avez réussi à mettre en place un planning afin d’être plus efficace avec vos clients, il n’en faut pas moins oublier la gestion de votre entreprise. Travailler en freelance, ce n’est pas simplement effectuer des missions chez ses clients. Il faut aussi penser à la gestion administrative, la prospection, la communication…
En moyenne, on compte pour un consultant freelance que 20% de son temps est consacré à des activités non rémunérées.
Si vous avez tendance à la procrastination face à toutes ces tâches qui peuvent vous rebuter, effectuez-les en début de journée. Vous aurez ainsi la satisfaction de la tâche accomplie. Et vous pourrez vous consacrer ensuite à la gestion des tâches plus agréables.
Penser à son équilibre personnel
Dans votre rapport au temps, comment avez-vous intégré votre temps-libre ? Car oui, pour gérer son stress et améliorer son efficacité, il est important de se ménager des sessions pour soi. L’essentiel est de ne pas se laisser déborder de travail et prendre le temps de penser à soi.
Cela vous semble difficile à concevoir ? Pourtant n’oubliez pas, vous êtes la ressource première de votre entreprise ! Pour cela, il vous faudra peut-être apprendre à dire non à certaines demandes, ou alors à déléguer certaines tâches.
Le portage salarial, une solution simple pour le freelance multi-clients
Si les tâches administratives sont pour vous une corvée, des solutions existent pour alléger votre charge mentale sur ce sujet. Vous pouvez par exemple passer par une société de portage salarial. Celle-ci vous délestera d’une partie de vos contraintes administrative. Et à vous la séance de yoga ou la sortie cinéma !
Il est en effet tout à fait possible de devenir freelance multi-clients tout en étant salarié porté dans une entreprise de portage salarial. Comme pour tous les consultants, votre agence sera à votre disposition pour les démarches administratives en lien avec vos entreprises clientes et la gestion de votre contrat de travail. Ainsi, que vous ayez un, deux ou trois nouveaux clients en simultanée, les sociétés de portage salarial vous libéreront du temps pour que vous soyez plus efficace dans vos missions freelance.
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